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3 formas de optimizar la gestión de correo electrónico

Si bien la administración de documentos sigue siendo una preocupación clave para los despachos de abogados, la gestión del  correo electrónico es una disciplina que a veces se pasa por alto. Diariamente, los abogados envían muchos correos electrónicos a colegas y clientes, lo que hace que la administración del correo electrónico sea una prioridad. Después de todo, la ineficiencia en la forma en que trabajas con el correo electrónico puede resultar una pérdida de tiempo y el tiempo es tu recurso más valioso.

 

Por lo tanto, la racionalización de la administración del correo electrónico es crucial para los abogados. Aquí hay 3 formas por las que puedes optimizar la administración de correo electrónico y ahorrar tiempo:

 

1. Redactar correos electrónicos directamente dentro de tu software de gestión de expedientes

 

Muchos abogados administran los expedientes en su software de gestión y administran los correos electrónicos por separado, en un software de correo electrónico como Outlook. Si estás trabajando en un caso y necesitas redactar un correo electrónico, tendrías que cambiar de tu sistema de gestión de expedientes y abrir tu software de correo electrónico después, lo que estás haciendo es – perder el tiempo.

 

Sin embargo, si tu herramienta de correo electrónico está integrada con tu software de gestión de expedientes, puedes evitar tener que cambiar entre diferentes programas. Por ejemplo, en Kleos, puedes integrar tu Outlook para iniciarlo directamente dentro de tu software de gestión de expedientes, ¡ahorrándote tiempo! Todas las opciones de Kleos se pueden utilizar dentro de tu Outlook: la integración permite todas las ventajas de tu software de gestión dentro de tu software de correo electrónico.

 

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Redacta correos electrónicos directamente desde tu sistema de gestión de expedientes.

 

Además, cuando tienes un editor integrado, trabajar con plantillas es una opción sin complicaciones. Por ejemplo, en Kleos, puedes elegir rápidamente una plantilla e incluso cambiar las plantillas a la mitad, sin perder tu trabajo.

 

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 Puedes elegir trabajar o no trabajar con una plantilla.

 

2. Archiva correos electrónicos en tu software de gestión de expedientes automáticamente

 

Puede ser difícil encontrar, clasificar y organizar la información derivada de los correos electrónicos de acuerdo con los expedientes. Los servicios de correo electrónico vienen con algunas herramientas; Carpetas, reglas y etiquetas. Sin embargo, encontrar información en tus herramientas de correo electrónico puede ser una molestia. Es posible que tengas que pasar por toneladas de cadenas de correo electrónico en busca de información, perdiendo gran parte de tu tiempo. En el mejor de los casos, puedes almacenar tus correos electrónicos en carpetas por cliente o expedientes, pero esto sigue siendo un trabajo manual, y tus correos electrónicos aún están desconectados de tu software de gestión de expedientes, donde reside el resto de la información de tu caso.

 

Además, supón que tus socios y tú estáis trabajando juntos en un caso. Todos vosotros estáis intercambiando correos electrónicos con el cliente y guardando los correos electrónicos en las carpetas de los expedientes manualmente. El problema es que algunos de vosotros podéis no ver la última correspondencia cuando trabajáis en el mismo caso, lo que resultará en inconsistencias. Tus colegas y tú no os actualizaréis en tiempo real ni supervisaréis completamente la información del caso. Para ahorrar tiempo, necesitas un software de gestión que se integre con tu herramienta de correo electrónico y que guarde los correos electrónicos en el software de gestión de expedientes, en la carpeta de casos correcta, de manera rápida y fácil. Esto significa que la información se actualiza en tiempo real y todos los que trabajan en un caso están informados sobre los últimos desarrollos a medida que ocurren, lo que hace que la gestión de casos en toda la firma de abogados sea más consistente. Por ejemplo, con el complemento de Kleos para Outlook, puedes archivar correos electrónicos en la carpeta del expediente correcta de inmediato, con solo un clic y sin siquiera tener que usar Kleos, te propone el expediente más adecuado para guardar tu correo electrónico (y sus adjuntos).

 

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Archivo de tu correo electrónico en el expediente al que pertenezca.

 

¡Esto no solo te ayuda a mantener actualizados los expedientes activos, sino que también te permite encontrar correos electrónicos mucho más fácilmente en el futuro!

 

3. Añade una cadena de tareas relacionadas con el correo electrónico.

 

La mayoría de las veces, un correo electrónico requiere una acción. Podría ser concertar una cita con un cliente, tener que realizar una tarea o simplemente hacer un seguimiento. Si administras tus correos electrónicos de manera independiente de tu software de gestión legal en tu herramienta de correo electrónico, debes tomar nota manualmente de lo que necesitas hacer con tus correos electrónicos. En cambio, si integras tu herramienta de correo electrónico con tu software de gestión de expedientes, una vez que guardes un correo electrónico nuevo o existente, puedes agregar una cita, una tarea o hacer un seguimiento de una actividad. Puedes agregar acciones en función de lo que se requiere de tus correos electrónicos, lo que hace que sea mucho más fácil trabajar con los expedientes. Sabrás qué hacer con tus correos electrónicos y cuándo hacerlo, ¡nunca debes perder un plazo!

 

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Añade una acción sobre el email que guardas.

 

Trabajar con los correos electrónicos es fácil con Kleos gracias a la integración con Outlook. Comienza una prueba hoy para verlo por ti mismo.

Topics: Software abogados y gestión documental