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6 maneras en que la gestión documental en la nube puede transformar tu despacho de abogados

La información es un elemento estratégico clave; las formas de producir, optimizar y Administrar documentos electrónicos representan una ventaja competitiva para los Despachos de abogados

La administración integral de documentos puede ayudar a satisfacer las necesidades de administración de información de tu despacho, combinando los diversos documentos, -desde correos electrónicos hasta contratos, acuerdos y más-, utilizados dentro de la organización con información de expedientes y clientes. Además, cuando toda tu información está centralizada y vinculada a las actividades y la facturación, puede generar información para hacer un seguimiento del rendimiento de tu firma, lo que hace que las ventajas del almacenamiento de documentos en la nube sean mucho más que simplemente ir sin papeles.

Aquí hay 6 maneras en que la administración de documentos en la nube te ayudará a optimizar la gestión de expedientes y tu práctica legal y a construir una firma de abogados orientada al futuro.

1. Gestión de documentos centrada en el expediente

La gestión de documentos es mucho más que almacenamiento. Los sistemas de gestión de documentos para despachos de abogados almacenan todos los documentos, correos electrónicos y archivos relacionados con un cliente y un expediente en un lugar central. En comparación con los sistemas de carpetas complicados en soluciones como Dropbox, esto hace que sea mucho más fácil recuperar y consultar documentos. Las soluciones como Kleos también te permiten realizar búsquedas basadas en texto, lo que significa que puede buscar documentos (¡ incluido el contenido en el interior !) para encontrar lo que estás buscando en segundos.

Además, cuando la gestión de documentos se centra en el expediente, los despachos de abogados pueden establecer fácilmente los ajustes de permisos para garantizar que se brinda acceso a los colegas adecuados dentro de la herramienta. Por ejemplo, el administrador puede decidir dar a los abogados acceso a todos los expedientes para un cliente, o solo a casos específicos, por tipo, ubicación o cualquier otro tipo de datos que asigne.

2. Integración de Microsoft Office y plantillas.

Los sistemas de gestión de documentos deben integrarse con las herramientas que utiliza actualmente, no complicar la vida. El software que se integra con Microsoft Office te permite guardar un documento o correo electrónico desde Word, Excel u Outlook directamente en un archivo de expediente específico. Con una integración con Outlook, puedes buscar correos electrónicos, archivos adjuntos y capturar información de contacto, así como registrar controles de tiempo para fines de auditoría.

Además, mediante el uso de plantillas de documentos y correo electrónico, puedes automatizar rápidamente las tareas que son repetitivas, como la redacción de cartas, acuerdos, facturas, emails de recordatorio, confirmaciones de citas, etc., lo que le ahorra una cantidad exponencial de tiempo en tareas administrativas, de bajo valor y no facturables.

3. Acceso seguro y asequible 24/7 a archivos y documentos de expedientes

Las ventajas de la nube son claras: acceso 24/7 a las últimas versiones de documentos, en cualquier lugar. En comparación con las barreras de acceso a los documentos almacenados en los servidores o discos duros de la empresa, las soluciones basadas en la nube les dan a los abogados la libertad de trabajar en casos y documentos desde tu casa, en el juzgado o en cualquier lugar

Con la nube, los abogados pueden modificar o cargar documentos y correos electrónicos, y sincronizar los datos en tiempo real, independientemente de si están trabajando en un PC o dispositivo móvil. Combina ésto con los beneficios del almacenamiento ilimitado, las copias de seguridad automáticas, la recuperación de desastres y la protección de datos, y la nube brinda a los despachos de abogados flexibilidad y escalabilidad sin el alto coste de la infraestructura de administración legal local basada en servidor.

4. Aumentar la colaboración y asegurar el intercambio de archivos

Además de poder acceder a archivos y documentos sobre la marcha, las soluciones basadas en la nube creadas para despachos de abogados deben poder realizar un seguimiento de los cambios en los documentos, indicando quién realizó el cambio y cuándo. Con Kleos, recibe notificaciones cuando se agrega un archivo a un expediente en el que te encuentras, cuando alguien te ha asignado una tarea o cuando alguien más ha completado una tarea que solicitó. Todo esto ayuda a mejorar la colaboración dentro de la firma, entre abogados que trabajan para el mismo cliente o en el mismo caso.
Pero las soluciones en la nube también deberían ayudarte a compartir documentos con los clientes de una manera segura y profesional. Con Kleos, puedes dar a tus colegas y terceros acceso a un portal seguro donde pueden ver, editar y descargar documentos (y puedes mantener un registro completo de cambios y comentarios) que puedes organizar por expediente. ¡Dando a tus clientes una forma fácil de compartir documentos y acceder a archivos anteriores les da a los clientes el tipo de servicio bajo demanda que esperan en la era digital!

5. Seguimiento del tiempo y facturación.

Mantener un registro de tu tiempo es clave para poder supervisar tus actividades. En Kleos, puedes registrar tu tiempo mientras trabajas en documentos o escribir correos electrónicos, y asociar tu tiempo a expedientes y actividades específicas, ¡haciendo que el proceso de confeccionar facturas y facturación sea aún más rápido! Además, cuando has vinculado tus actividades y la facturación en una solución común, puedes evaluar la productividad y la eficiencia de los abogados individualmente y de la firma en general, lo que nos lleva al punto final …

6. Tomar decisiones basadas en ideas fiables

¿Quién dijo que la toma de decisiones siempre implica necesariamente un elemento de incertidumbre?
Cuando inviertes en una herramienta que gestiona tus expedientes, supervisa las actividades y registra tu tiempo, ¡también debes poder realizar una amplia gama de análisis basados en todos los datos de ese cliente, expediente, actividad y facturación! Con Kleos, tienes la capacidad de generar conocimientos expertos que te permitan obtener una visión general rápida o una vista detallada de los entresijos de tu firma de abogados. Genera tablas y gráficos que sean fáciles de ver, actualizar, adaptar, exportar y compartir con respecto a las métricas de rendimiento y rentabilidad que te interesen. Con información de fácil comprensión, puedes tomar el control de su negocio y tomar las decisiones estratégicas para hacer crecer tu despacho.

Conclusión

Coordinar la gestión de documentos, monitorear las actividades y mantener un registro de tiempo nos permite evaluar la productividad del despacho a nivel global y la eficiencia de cada abogado a nivel individual. En esta época, tener un despacho inteligente está a nuestro alcance.

Para los abogados que se centran en dirigir un despacho exitoso, es hora de encontrar una solución única, completa y flexible con todas las ventajas de la nube y el mejor soporte de su clase.  Olvídate de la molestia y el gasto de tratar con IT y confía en una solución segura que te permita acceder a los datos de los expedientes, clientes y empresas las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

Si nuestro objetivo es hacer que nuestro despacho sea más rentable y optimizar los recursos, herramientas como Kleos, desarrolladas específicamente para el sector legal con el único objetivo de hacer más fácil nuestra profesión, son esenciales. ¿Estás listo para construir un despacho orientado hacia el futuro?

 

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Topics: Cloud Software