25 maja 2018 roku weszło w życie RODO (GDPR), czyli nowe unijne rozporządzenie dotyczące ochrony danych osobowych.

Zmiany objęły wszystkie instytucje przetwarzające dane osobowe. Zadbaj o zgodność z przepisami oraz przekonaj swoich klientów, że ich dane osobowe są zawsze bezpieczne!

Głównymi zasadami przetwarzania danych osobowych zgodnie z RODO jest: poufność, integralność oraz rozliczalność.
>> Poufność – dostęp do przetwarzanych danych musi być zgodny z prawem tj. dostęp do danych mogą mieć tylko osoby posiadające stosowne upoważnienie. Kleos umożliwia skonfigurowanie uprawnień dostępu zgodnie z aktualną procedurą kancelarii. Ponadto Wolter Kluwer ciągłe monitoruje zmiany prawnych i dostosowuje do obowiązujących przepisów.
>> Integralność rozumiana jako ochrona przed utratą lub zniszczeniem. Dane Kleosa przechowywane są na serwerach T-Mobile dysponującego jedną z największych i najnowocześniejszych farm serwerowych.
>> Rozliczalność czyli możliwość wykazania przez Administratora przestrzegania przepisów dotyczących przetwarzania danych osobowych. Mechanizmy Kleosa wraz zapisami w Ogólnych Warunkach Umowy umożliwiają kancelarii wykazanie przestrzegania zapisów RODO.

Poniżej przedstawiamy przykładowy spełnienia wymagań RODO przez Kleosa:

Artykuł Treść Realizacja
Art. 24 Administrator wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby przetwarzanie odbywało się zgodnie z niniejszym rozporządzeniem i aby móc to wykazać Zapisy umieszczone w pkt. 6 OWU zobowiązują Wolters Kluwer do realizacji działań zgodnych z art. 24 RODO. Ciągłe monitorowanie zmian prawnych i dostosowanie Kleosa do obowiązujących przepisów.
Art. 25 Uwzględnianie ochrony danych w fazie projektowania oraz domyślna ochrona danych Uwzględnienie wymagań RODO w trakcie projektowania nowych funkcjonalności Kleosa.
Art. 32 Zdolność do ciągłego zapewniania poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania Dane przechowywane są na serwerach T-Mobile certyfikowanych na zgodność ze standardami bezpieczeństwa informacji, ciągłości działania oraz bezpieczeństwo w chmurze (ISO 27001, ISO 22000, ISO 27017, ISO 27018). Certyfikaty te, wydane przez międzynarodową jednostkę certyfikującą DEKRA stanowią potwierdzenie stosowania procedur niezbędnych do spełnienia wymagań art. 32 RODO. Analogiczne certyfikat ISO 27001 wydany dla Wolter Kluwer w zakresie tworzenia Kleosa stanowi potwierdzenie spełnienia art. 32 RODO.
Niewątpliwą korzyścią współpracy z jednym z największych dostawców usług serwerowych jest dostęp do najnowszych technologii. Dzięki temu zabezpieczenia są ciągle modyfikowane z uwzględnieniem najbardziej aktualnych rozwiązań.
Art. 5 Dane osobowe są „przetwarzane w sposób zapewniających odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, (…), przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem (…)” Dane przechowywane na farmie serwerów są zabezpieczone przed przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem przez cały system backupów, podwójnych zapisów, monitoringu obiektu, optymalnych warunków do pracy serwerów. Mechanizmy te umożliwiają natychmiastowe odzyskanie utraconych danych.

Zdając sobie sprawę z wagi kryterium, jakim jest ochrona danych w pracy prawnika, Kleos gwarantuje pełne bezpieczeństwo i poufność danych. Dane przechowywane są przez naszego partnera T-Systems (Deutsche Telekom), posiadającego najwyższe certyfikaty przyznawane w Unii Europejskiej. Wszystkie serwery zlokalizowane są na terenie UE, monitorowane 24/7, w chronionych budynkach z pełną kontrolą dostępu. Kleos posiada również certyfikat ISO27001 zgodny z najwyższymi standardami bezpieczeństwa danych.

Kleos zapewnia: codzienne audyty, szyfrowane protokoły https, szyfrowaną transmisję danych, odporność na ataki hakerów oraz stosowne certyfikaty (ISAE 3470, ISO/IEC 27001, SAS-70 Typ II).

Zgodnie z polityką RODO, wysyłanie załączników pocztą elektroniczną uznane zostało jako wysoce niebezpieczne. Kleos umożliwia wymianę plików z klientami za pośrednictwem dedykowanego do tego celu portalu.

Korzyścią Kleos Connect jest wyeliminowanie niezabezpieczonych maili oraz utrzymanie wszystkich udostępnionych informacji bezpiecznie przechowywanych w jednym miejscu.

W razie jakichkolwiek pytań prosimy o kontakt z infolinią pod numerem 22 535 88 55 lub działem pomocy technicznej pod adresem kleos@wolterskluwer.pl